ERP eingeführt und jetzt?
Die Implementierung ist abgeschlossen, das System ist live gegangen, es herrscht Ruhe und das Geschäftsleben scheint sich zu beruhigen. Hier sind einige der Maßnahmen, die nach der Inbetriebnahme des Systems in Betracht gezogen werden sollten, um die Rentabilität der finanziellen Investition zu maximieren.
Kommunikation – Beibehaltung der Projektmanagementstruktur
Das Umsetzungsteam hat die Umsetzungsaufgaben, die Projektfragen und die Risiken verwaltet. Es ist wichtig, dass die Struktur des Projektmanagements einschließlich der Projektmanagement-Konferenzschaltungen bis und nach dem ersten Finanzabschluss, bei dem die Finanzberichterstattung der Geschäftseinheit erfolgreich abgeschlossen wurde, beibehalten wird. Die Beibehaltung der Projektmanagementstruktur und des Projektteams ist wichtig, da Risiken und Probleme, die während der Implementierung nicht erkannt wurden, erfolgreich angegangen werden können. Die Risiken müssen kontinuierlich überwacht und an die Unternehmensleitung zurückgemeldet werden. Eine ständige Kommunikation stellt sicher, dass das Unternehmen versteht, was mit der ERP-Implementierung nach dem Go-Live geschieht. Ein gut informiertes Unternehmen wird effizienter arbeiten, wenn es ein Verständnis dafür hat, was in dem Unternehmen vor sich geht, und kann bei Bedarf bei der Lösung von Problemen helfen. Post-Implementation Support
Post-Implementation ist die Stabilisierungsphase des Projekts, in der Aspekte des Projekts während der Implementierungsphase möglicherweise nicht abgeschlossen sind und, wenn überhaupt notwendig, angegangen werden können. Dies kann alles sein, von der Verfeinerung der Geschäftsprozesse über die Dokumentation bis hin zur Berichterstattung. Es ist wichtig, dass das Projektteam weiterhin ein angemessenes Maß an Unterstützung bietet, um bei der Anpassung an die neuen, im Unternehmen eingeführten Prozesse zu helfen. Mindestens ein voller Monat Unterstützung nach der Implementierung unter Verwendung einer formalen Projektstruktur mit den vorhandenen Projektressourcen, um die Akzeptanz der neuen ERP-Lösung angemessen zu bewerten und alle Probleme zu dokumentieren, die gelöst werden müssen.Organisationsausrichtung und Änderungsmanagement
Bei der Planung der Projektimplementierung werden oft die Auswirkungen auf die Menschen im Unternehmen vernachlässigt, was die Geschäftsprozesse und die Technologie einschließt. Die Benutzergemeinschaft im Unternehmen und die Veränderungen, die sie mit dem neu implementierten ERP-System erfahren, werden verstanden. Dies ist wichtig für den Erfolg und die effektive, kontinuierliche Nutzung der ERP-Lösung. Wenn Sie diese bewährten Verfahren in das Implementierungsprojekt einbeziehen, können Sie das Beste aus der neuen Investition herausholen. Beziehen Sie das HR-Team oder die Change-Management-Berater ein, um das Team auf die Veränderungen vorzubereiten, die sie erleben werden.
Messung des Geschäftsnutzens
Als Teil der Projekteinführungsphase des Projekts bereiten die meisten Unternehmen einen Business Case für ein ERP-Projekt vor. Es ist wichtig, nach der erfolgreichen Einführung Ihrer ERP-Lösung sicherzustellen, dass die ursprünglichen Geschäftsfälle erreicht werden. Ein Rahmen zur Leistungsmessung sollte eingerichtet werden, um den erwarteten Nutzen als Teil des Überprüfungsprozesses nach der Implementierung zu dokumentieren. Wichtige Geschäftsprozesse sollten mit Hilfe von Leistungsindikatoren gemessen werden, um das Unternehmen bei der Ausrichtung seiner Aktivitäten auf die wichtigsten Werttreiber zu unterstützen. Vorbereitung auf Änderungswünsche
Eine der größten Herausforderungen auf dem Weg nach vorn sind höchstwahrscheinlich Anträge auf Überprüfung von Entscheidungen, die während des Umsetzungsprozesses getroffen wurden. Dabei könnte es sich um Prozesse handeln, die von einem Schritt im Altsystem auf zwei Schritte im neuen System umgestellt wurden. Zum Beispiel eine Transaktion zur Anforderung einer Bestellung und eine andere Transaktion zur Genehmigung einer Bestellung, wenn im Altsystem jemand einfach etwas bestellen konnte. Dies führt oft zu zahlreichen Anfragen nach Automatisierung. Es muss eine Struktur für Änderungsanforderungen eingerichtet werden, um die Anforderungen für Systemänderungen genau zu kontrollieren. Die Änderungsanforderungsstruktur sollte geschäftliche Vorteile beinhalten. Sie wollen Ihre Teams, die wahrscheinlich mit voller Kapazität arbeiten, nicht mit vermeidbaren, nicht wertschöpfenden Arbeiten belasten. Dies ist auch sehr wichtig, um sicherzustellen, dass alle Systemänderungen sorgfältig dokumentiert werden, da in nicht allzu ferner Zukunft Entscheidungen darüber getroffen werden, ob ein Upgrade des Systems zur Aufnahme neuer Funktionen in Betracht gezogen wird. Ohne jegliche Dokumentation wird es schwierig und kostspielig sein, festzustellen, welche Nettoauswirkungen eine Aufrüstung des Systems haben wird, insbesondere wenn das System stark verändert worden ist. Kontinuierliche Verbesserung
Die Weiterentwicklung des ERP ist ein kontinuierlicher Prozess des Lernens, wie man immer mehr mit dessen Funktionen tun kann. Es ist fachlich anerkannt, dass es drei bis fünf Jahre dauert, bis man wirklich versteht, wie man das System erfolgreich einsetzt und das ERP-System in vollem Umfang nutzt und die finanziellen Vorteile zu erkennen beginnt. Dies könnte zum Beispiel das Composite Application Framework, Cafe One oder EnterpriseOne Orchestrator umfassen. Damit ein Unternehmen profitabel wachsen kann, ist es wichtig, sich auf Aktivitäten zur kontinuierlichen Verbesserung zu konzentrieren. Hören Sie nie auf zu untersuchen, wie Sie mehr Funktionalität aus dem ERP-System herausholen können, um die Rendite der finanziellen Investition zu maximieren.
