Die Checkliste vor der ERP Einführung

ERP einführen aber wie?

  ERP steht für Enterprise Resource Planning. Schon immer waren die wichtigsten Unternehmensressourcen Finanzen, Produktionskapazitäten, Kunden und Mitarbeiter. Der effektivste Einsatz dieser Ressourcen ist Voraussetzung für den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Ein ERP-System mit qualitativen Daten, kombiniert mit dem Wissen der Mitarbeiter ermöglicht effektive Planung und Umsetzung diverser Strategien. Im Zeitalter der Digitalisierung wird jedoch eine Ressource immer wichtiger, um sich im Wettbewerb zu behaupten – Daten. Jeder interne Prozess, jede Transaktion in der Supply Chain und jeder Kundenkontakt generiert Massen von Daten. Diese gilt es, im ERP-System effektiv zu verarbeiten, damit sie den größtmöglichen Nutzen für die Unternehmenssteuerung bringen.

1. Was kann ein ERP-System? Das ERP-System kann mit seinen Modulen Standardprozesse in den Kernbereichen des Unternehmens strukturieren und automatisieren. Durch die nahtlose Integration der Datenflüsse zwischen den Modulen wird die Integrität und Transparenz der Daten gewährleistet. Die Führungskräfte im Unternehmen bekommen jederzeit klare und verlässliche Zahlen, z.B. im Bereich Operations über Produktionskosten, Personalkosten, Kosten der Beschaffung von Material und Dienstleistungen, Wert der Lagerbestände, Kunden, Verkäufe usw. Der Finanzbereich erhält automatisch die Daten für das Controlling und um die gesetzlich vorgeschriebenen Buchhaltungsregeln umzusetzen.
2. Was kann ein ERP-System nicht und wie schließe ich die Lücken? Funktionsumfang: Kein ERP-System deckt mit Standardmodulen die spezifischen Prozesse aller Branchen ab. Die verschiedenen Hersteller haben z.B. Module für die Automobilindustrie, die chemische Industrie und die Fertigungsindustrie. Einige Hersteller haben Branchenlösungen für Bereiche wie die Textilindustrie oder Landwirtschaft und Weinbau. Obwohl es ein wichtiges Kriterium ist, ob die Standardfunktionalität die branchenspezifischen Anforderungen abdeckt, können andere Faktoren bei der Entscheidungsfindung den Ausschlag geben. Falls auch kein Softwarepartner eine Branchenlösung anbietet, muss das Käuferunternehmen die fehlende Funktionalität selbst entwickeln.

Lokalisierung: Besonders im Finanzbereich aber auch bei der Personalverwaltung haben die einzelnen Länder unterschiedliche Vorschriften, welche vor allem die Datenhaltung und das Reporting betreffen. Da sich diese Vorschriften regelmäßig ändern, kann der Hersteller nicht alle Lokalisierungsanforderungen erfüllen. Hier springen wiederum Partner ein, die integrierte Lösungen entwickeln.

3. Welches ERP-System ist das Richtige und wie finde ich es? Neben dem Funktionsumfang gibt es noch viele andere Entscheidungskriterien. Z.B. die Unternehmensgröße, die vorhandenen Kompetenzen und Ressourcen, die IT-Infrastruktur und welche Rolle das ERP in der Strategie des Unternehmens spielt. Für eine fundierte und strukturierte Entscheidungsfindung bieten mit Universitäten verbundene Institute und Firmen Matrizes von Kriterien und Beratung an.
4. Welche Prozesse will ich effizienter machen oder automatisieren? Um die Komplexität des ERP-Einführungsprojekts und das Risiko zu begrenzen, sollte mit den Prozessen begonnen werden, die am besten definiert sind und wo bei Routineaufgaben am meisten Zeit und Ressourcen gespart werden können.
5. Welches sind Standardprozesse, bei denen ich meine Abläufe und meine Organisation dem ERP-System anpassen kann? Oft wird als Vorteil eines ERP-Systems betont, dass die vorgegebenen Abläufe Best Practice Bei solchen Prozessen, die alle Unternehmen im Wesentlichen gleich durchführen, macht es Sinn, die Tätigkeiten und Rollen der BenutzerInnen dem ERP anzupassen.
6. Welche Spezialprozesse unterscheiden mein Unternehmen von der Konkurrenz und bringen mir einen Wettbewerbsvorteil? Da das Standardsystem aber auch in anderen Unternehmen verwendet wird, ist es auch Common Practice. Um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen, müssen die Spezialprozesse entweder durch Eigenentwicklungen im ERP oder durch Anbindung sogenannter Best-of-Breed Systeme umgesetzt werden. Viele Hersteller haben solche führenden Spezialanwendungen mit ihren ERP-Paketen integriert, um den reibungslosen Datenfluss zu ermöglichen.
7. Ist das ERP-System flexibel genug, um meine Spezialprozesse abzubilden? Eigenentwicklungen stellen immer ein Risiko dar. Deshalb ist es am besten, wenn das System durch Konfigurationsoptionen so flexibel angepasst werden kann, dass es die Spezialprozesse zu einem hohen Grad abbildet und nur geringe Programmierungen erforderlich sind.
8. Wieviel kostet die Einführung des ERP? Das Softwarepaket muss entsprechend der benutzten Module lizenziert werden. Ein Problem ist oft, dass bei den meisten Herstellern ein ganzes Modul lizenziert werden muss, auch wenn davon nur wenige Funktionen benutzt werden. Hier sollte man darauf achten, dass der Hersteller flexible Lizenzmodelle anbietet, die auf der Nutzung einzelner Funktionen beruhen. Weitere wichtige Kostenfaktoren sind die erforderliche IT-Infrastruktur und die Projektkosten einschließlich der Berater und Entwickler sowie internen Ressourcen.
9. Wieviel kostet der laufende Betrieb? Für den laufenden Betrieb sind neben den Lizenzen auch die Support-Kosten entscheidend. Der Support des Herstellers beschränkt sich oft auf die Standardfunktionalität. Eigenentwicklungen müssen von einem Partner unterstützt werden. Ist das System stark modifiziert, so sollte gründlich analysiert werden, ob sich der Hersteller-Support lohnt.
10. Wieviel Nutzen bringt es und in welchem Zeitraum amortisiert es sich? Wird bei einer ERP-Einführung die Organisation umstrukturiert, so können sich Personaleinsparungen ergeben, die konkret zu beziffern sind. Ein größerer Nutzen kann aber dadurch entstehen, dass qualifizierte Mitarbeiter andere, wertvollere Tätigkeiten übernehmen. Ein weiteres Ziel sollte sein, dass sich das Unternehmen durch schnellere Abläufe, besseren Service und die Einsparung von Prozesskosten besser im Wettbewerb positionieren kann.
11. Welche(n) Partner benötige ich für die erfolgreiche Einführung und den reibungslosen Betrieb?Partner können das Unternehmen mit Kompetenzen unterstützen, die intern nicht vorhanden sind oder die nur zeitweise benötigt werden. Hier geht es hauptsächlich um die Bereiche Prozessoptimierung, Projektmanagement, technische Umsetzung etc. Diese Kompetenzen sind Voraussetzung für erfolgreiche Einführung und Betrieb des ERP-Systems. ERP-Einführungen sind strategische Initiativen, die für jedes Unternehmen ein großes Risiko darstellen, aber auch großen Nutzen bringen können.

  Wir hoffen, dass Sie durch diesen Artikel einen Einblick in die Welt der ERP Einführung gewonnen haben. Es gibt viele Stolpersteine auf dem Weg zu einer erfolgreichen ERP-Einführung und qualifizierte Berater können Ihnen helfen diese zu vermeiden und schneller effizient zu werden. Gerne können wir Sie unverbindlich persönlich beraten.