Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes und aufwendiges Unterfangen, indem leicht Fehler passieren können. In den meisten Fällen läuft dieses nicht ohne zeitliche Verzögerungen, Einbußen im angestrebten Leistungsumfang, eine Sprengung des Budgets oder erhebliche Frustrationen der Projektverantwortlichen und Mitarbeiter ab. Im schlimmsten Fall scheitert das Projekt schlussendlich. Hier finden Sie eine Aufführung der 5 Fehler, die unserer langjährigen Erfahrung nach, bei ERP-Einführungsprojekten häufig gemacht werden. Diese Auflistung soll Ihnen helfen, die Einführung einer ERP Softwarelösung erfolgreich durchzuführen.
1. Unklare Definition der Prozesse
Die Basis einer soliden ERP-Einführung sollte stets eine umfassende Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse bilden. Hierbei sollten auch die eigentlichen Ziele festgelegt werden, die mit einer solchen Einführung realisiert werden sollen.
- Welche Prozesse sollen optimiert werden und wie lassen sie sich mit Hilfe der ERP-Lösung optimieren?
- Wo will die Gesellschaft ihre Effizienz steigern und ist dies mit Hilfe von IT möglich, bzw. wie kann dies erreicht werden?
Fehlt eine solche Analyse, leidet die Qualität des ERP-Projekts.
2. Auswahl des falschen ERP Anbieters
Um einen passenden Anbieter auszuwählen, ist ein vollständiges Pflichtenheft unbedingt erforderlich. Dessen Basis wiederum ist die zuvor erwähnte Definition von bestehenden und zukünftig zu realisierenden Prozessen. Ein unzureichendes Vorgehen in diesem Schritt führt womöglich dazu, dass die Wahl auf ein falsches System fällt. Hierbei sind zwei Ausprägungen zu unterscheiden:
- Entweder deckt die Software nicht alle Anforderungen ab
- oder die Wahl fällt auf eine überdimensionierte ERP-Lösung, die das Unternehmen durch hohe Kosten- und Konfigurationsaufwände überfordert.
Die Nutzer wissen meist am besten welche Funktionen sie für die jeweilige Arbeit benötigen. Wenn eine Software angeschafft werden soll, liegt es auf der Hand, die Mitarbeiter zu beteiligen. Während der Erstellung des Pflichtenheftes werden so die wirklich benötigten Funktionen berücksichtigt und zudem erhöht die Beteiligung auch die Akzeptanz einer neuen Softwarelösung. Eine falsche Entscheidung, die bei der Auswahl der ERP-Software getroffen wird, kann das Unternehmen sehr viel Geld kosten und das gesamte Projekt in Frage stellen.
3. Ungeeignetes Projektmanagement
Routinierte ERP-Manager wissen, wie bedeutsam ein professionelles Projektmanagement für den Erfolg einer ERP-Einführung ist. Ein grundsätzlicher Fehler hierbei ist es, das Projekt in der Hierarchie zu weit hintenanzustellen. Meist empfiehlt es sich, einen Teil der Geschäftsführung mit in das Projektmanagement miteinzubinden, die die Verantwortung mit übernimmt. An dieser Stelle sind ausreichend Entscheidungskompetenzen für Budgets, Zeitplanungen und Zieldefinitionen vorhanden. Planen Sie Ihr ERP-Einführungsprojekt hinsichtlich der Ressourcen und Termine so realistisch wie möglich. Besetzen Sie Schlüsselpositionen im Projekt konsequent und räumen Sie den Teammitgliedern ausreichend Freiräume ein. Häufig werden außerdem banale Dinge wie das Festlegen von Meilensteinen vernachlässigt. Hierdurch kann der Eindruck entstehen, dass sich die Einführung des ERP-Systems innerhalb der Budget- und Terminvorgaben bewegt, obwohl bedeutsame Zwischenergebnisse gar nicht erzielt wurden. Es sollte deshalb sichergestellt sein, dass das Unternehmen ausreichend Projektmanagementkompetenz besitzt, bevor das Projekt startet.
4. Unzureichende Einbindung der eigenen Ressourcen
Eine hohe Kunst besteht darin, die besten Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen. Gerade gute Leute sind in ihren Abteilungen schwer abkömmlich. Hier hilft nur Hartnäckigkeit. Der Harmonie wegen und aufgrund eines selbstgemachten Zeitdrucks wird die Auswahl von Teammitgliedern häufig anhand ihrer Verfügbarkeit vorgenommen. Dabei sollten Fachkompetenz, Erfahrung und kommunikative Fähigkeiten im Vordergrund stehen. Aus Kostengründen sollten externe Berater nie gänzlich abgelehnt werden, ansonsten hat das Projekt eine deutlich höhere Wahrscheinlichkeit des Scheiterns.
5. Funktionalitäten des neuen Systems werden nicht voll ausgeschöpft
Eine ERP-Einführung gilt als abgeschlossen, wenn sämtliche Projektanforderungen umgesetzt und die definierten Sollprozesse abgebildet wurden. Sind diese Ziele erreicht, neigen Unternehmen dazu, weitere Optimierungsmöglichkeiten zu ignorieren, obwohl das neue System die Funktionalitäten hierzu bietet. Die besten Ideen entstehen jedoch im laufenden Betrieb. Implementieren Sie daher am besten direkt nach Projektende eine Vorgehensweise, in deren Rahmen Verbesserungsvorschläge strukturiert gesammelt und bewertet werden. Diese können dann in Eigenregie, mithilfe externer Berater oder in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter schrittweise umgesetzt werden.
